Adborth ar yr ymgynghoriad i drigolion

Rhagymadrodd

Rydym yn ymgynghori'n rheolaidd â'n trigolion i helpu i lunio a gwella ein gwasanaethau. Byddwn yn diweddaru'r adran hon o'n gwefan yn rheolaidd i rannu barn ein trigolion o ran arolygon a'r camau yr ydym wedi'u dilyn wrth ymateb iddynt.

Fel landlord cymunedol, mae gan Gartrefi Melin rwymedigaeth gyfreithiol o dan Ddeddf Rhentu Cartrefi (Cymru) 2016 (RHWA) i ymgynghori â'i drigolion ynghylch unrhyw gynigion i greu newidiadau i'r ffordd y caiff cartrefi eu rheoli, neu wasanaethau a ddarperir a allai effeithio arnynt. Gallai hyn gynnwys rhaglen gynnal a chadw newydd, gwella, neu newid polisi neu ymarfer. Fodd bynnag, nid yw hyn yn cynnwys unrhyw newidiadau o ran rhent neu daliadau.

Er mwyn sicrhau proses ymgynghori effeithiol, bydd Cartrefi Melin Homes yn ymgysylltu â’i drigolion a gwrando ar eu barn, cyn gwneud unrhyw benderfyniadau terfynol. Bydd gwybodaeth glir a chryno yn cael ei darparu i'r trigolion y byddai newidiadau arfaethedig yn effeithio arnynt. Bydd Cartrefi Melin yn cynnig ffyrdd amrywiol i drigolion rhoi adborth, sef drwy holiaduron neu grwpiau ffocws. Bydd Cartrefi Melin yn mynd ati wedyn i adolygu’r ffordd orau o gael yr adborth gorau a sicrhau bod cwmpas a phwrpas yr ymgynghoriad yn clir.

Unwaith y gwneir penderfyniad, bydd Cartrefi Melin yn hysbysu’r trigolion ynghylch canlyniad y cynnig. Bydd y wybodaeth yn cynnwys sut y defnyddiwyd yr adborth i ddylanwadu ar y broses o wneud penderfyniadau.

Grwpiau Ymgynghori

Gwrando, Gweithredu, Dysgu

Mae gennym grŵp staff ymroddedig sy'n canolbwyntio ar faterion ac awgrymiadau trigolion. Maent yn gwrando arnynt ac yn gweithredu arnynt lle bynnag y bo modd.

Gall trigolion anfon eu syniadau neu awgrymiadau atom i'n helpu i wella'n gwasanaethau. Os hoffech chwarae mwy o ran gallwch ymuno â'n grŵp, Lleisiau Melin, sydd â chyllideb benodol y maent yn ei defnyddio i gefnogi trigolion, gan wneud gwahaniaeth i'n cymunedau.

Grwpiau Ffocws Lleisiau Melin

Os hoffech chwarae mwy o ran, gallwch ymuno ag un o'n grwpiau ffocws ‘Lleisiau’:

Mae’r Grŵp Cymunedol yn cyfarfod yn fisol gyda’n Tîm Cymunedau i gynllunio ac ariannu digwyddiadau cymdogaethol a dyfarnu arian grant.

Mae’r Grŵp Gwasanaeth Cwsmeriaid yn craffu ar y gwasanaethau y mae Melin yn eu darparu ac yn argymell gwelliannau i’r gwasanaeth, gan geisio barn trigolion ac aelodau staff. Maent yn cyfarfod pan fo angen i baratoi adroddiadau.

September 2023 Community Safety Survey

We are currently reviewing how we deal with and respond to Anti -Social Behaviour (ASB), Hate Incidents, and Domestic Abuse.

In September we sent out a survey asking for your feedback, encouraging you to share your views & experiences, to help us identify ways of improving our ASB service, and creating a better customer experience for all our residents.

We asked 12 questions, and the results to how people responded are below.

Q1 - Are there any other communication methods you think we should use to make reporting easier for you?

An average 79% of respondents said no to this question, the 21% who stated yes suggested reporting via Instagram, an App and consideration being given to a 24-hour messaging service or helpline.

We will investigate options for a reporting App/tool and a 24-hour messaging service/helpline.

Melin's current contact methods can be found here; https://www.melinhomes.co.uk/residents/contact-melin

Q2 - Melin WILL NOT act on anonymous complaints unless the concern relates to a criminal offence or that a child or adult may be at risk of harm. Were you aware of this?

An average of 58% of respondents were aware that we would not act on anonymous complaints (subject to the above).

We will increase our comms around anonymous complaints, explaining why we usually won`t act on them.

Q3 - If you had reason to contact Melin to report ASB, Hate or Domestic Abuse incident, how clear were we about what action we can take as your landlord to address your concerns?.

An average of 32% of respondents were clear about what action we could take, 57% had not reported ASB and 11% were not clear about what action we could take to address your concerns.

We will be implementing a process to ensure that when we contact the reporters of ASB, we clarify what action we can take.

Q4 : If you had reason to contact Melin about an ASB, Hate or Domestic Abuse incident, how satisfied were you with the outcome of your case?

Q5: If you were dissatisfied with our response to your reports about ASB, Hate Incidents or Domestic Abuse, what could we have done differently?

{As questions 4+5 are interlinked, the response has been merged}.

An average of 18% of respondents were satisfied with the outcome of their case, 64% had not reported ASB and 18% were dissatisfied with the outcome.

The general reasons for dissatisfaction included:

• Wanting more serious punitive action being taken against the perpetrators of ASB (e.g. eviction or their removal from the property)
• The problems had reoccurred.
• Requiring more help and support.
• Wanting to be kept more informed.

Eviction is usually considered a last resort and will only be considered in cases where other initiatives or legal methods have been tried first, and that there is significant evidence available to support that the behaviour is continuing or has escalated. Taking both reasonable & proportionate action is a legal and policy obligation that community landlords adhere to.

Melin is also committed to zero evictions into homelessness in line with Welsh Government strategy and policy.

We will be asking residents in our upcoming Star Survey; what additional support we could have offered to those who reported ASB. We will also be looking to agree and tailor our feedback frequency with those who report ASB.

Q6 - What ONE thing could improve the anti-social behaviour service that Melin provides?

Responses included:

• More consequences for perpetrators of ASB,
• More support for these affected by ASB & those accused of causing ASB,
• Easier reporting systems,
• More scheme/site visits.

We will investigate options for a reporting App/tool, we will also investigate what options are available for a 24-hour message/helpline service.

Any action Melin takes in relation to ASB will always have to be reasonable and proportionate, this is not only the right thing to do, but it`s also a legal requirement.

Melin's new corporate strategy (2023) includes supporting residents to help them live successfully in their homes, this means we have a new target to visit all schemes annually to speak to residents in their community.

Q7 -What ONE thing could Melin do to support you more with your anti-social behaviour, hate incident or domestic abuse reports?

Responses included:

• More vetting/checking of incoming residents,
• More consequences for perpetrators of ASB,
• Being kept more informed with updates and the progression of a case.

In terms of how and to whom we allocate our properties, Melin Homes works together in partnership with other community landlords and the local authority to house applicants via the Common Housing Register. The local authority is responsible for managing the waiting lists. All applications are subject to assessment by the local authority, in order to ensure compliance with the registration process and to check that the applicant is eligible to be registered.

A 3-stage test is applied to determine an applicants’ eligibility for housing. For further information regarding eligibility for housing please refer to Section 160A of the Housing Act 1996 (https://www.legislation.gov.uk/ukpga/1996/52/section/160A/2016-02-01)

In partnership we would consider whether an applicant is guilty of unacceptable behaviour, this includes rent arrears, eviction, convictions, or anti-social behaviour and whether or not this would deem someone as ineligible for an allocation. We would also consider when the unacceptable behaviour occurred, whether there were any mitigating circumstances and whether there has been a change in behaviour from the time it occurred to the time of application for housing. If a household is found ineligible, they would be invited to evidence a change in behaviour and they may be excluded for a certain period of time before being allowed to reapply for rehousing.

****** Consequences for ASB perpetrators and updates on progression of case answered in question 4/5 above******

Q8 – Ball Games

In general respondents stated that they did not require any additional support and felt that children will be children, they should be allowed to play. However, some respondents suggested warnings should be given, more CCTV cameras installed, signs erected, and more play areas and activities created for children.

We agree, children will be children and there is no action which Melin could take under the occupation contract (unless there was evidence that this was being done deliberately, persistently, and this was causing criminal damage to property).

We will not erect “no ball games signs” as this is not something that can be enforced by Melin Homes.

Our Communities team are happy to work with you in your communities, if you require support from our team for scheme activities please contact us by emailing enquiries@melinhomes.co.uk

Q9 –Have you ever searched the Melin Homes website for information about anti-social behaviour?

On average only 20% of respondents had used our website for information about ASB. 4% wouldn’t use it, 50% would consider using it and 26% have not used it but would consider it.

We will be completing an awareness raising campaign on our website, this will help ensure residents are aware that that they can access multiple sources of information on the site.

We are also in the process of developing an ASB toolkit for the Melin website.

Q10 – Is there any additional information that you would like to see on our website connected to anti-social behaviour?.

You told us that you would like to see more information about drugs, noise, and barking dogs on Melins website. You would also like the contact details for the Police, local councils, and ASB Wardens (where applicable) and you have also requested more information on what is considered ASB.

We will be completing work to ensure all of the above suggestions are included on the Melin website.

Q11 – The Majority of our anti-social behaviour complaints relate to noise; would you find a noise information leaflet useful?

An average of 56% of respondents stated that they would find this useful. We will develop a noise leaflet and provide this to the reporters of noise, and we will also display this leaflet on our website.

Q12 – Melin cannot deal with incidents that occur on the highway, such as erratic driving, noise from loud car exhausts/stereos or inconsiderate parking. Would you like more information on who to report these issues to?

Respondents indicated that they would like more information on who to report these issues to, we will be including this information on our website and will provide this directly to those who report these types of incidents to Melin as they occur.

Mehefin 2023 – Arolwg Ymgysylltu â'r Gymuned

Gwnaethom ofyn i bobl am eu barn ar ymgysylltu â thrigolion. Cynhaliwyd yr arolwg dros bedwar diwrnod rhwng 6 a 9 Mehefin. Anfonwyd 3436 o arolygon a derbyniwyd 795 o ymatebion.

Roeddem eisiau gwybod beth oedd yn bwysig i'n trigolion, ac rydym wedi mynd ati i ddefnyddio'r ymatebion i lunio ein Strategaeth newydd i Ymgysylltu â'r Gymuned.

Gofynnwyd pedwar cwestiwn ar raddfa o 1-5, lle mae 5 yn bwysig iawn ac nid yw 1 yn bwysig iawn. Cafwyd y canlyniadau canlynol. …

C1 Pa mor bwysig yw hi i Melin fod yn weladwy ar ein stadau?
Dywedodd 69.6% pwysig iawn, roedd 41.9% yn niwtral a dywedodd 15.5% nad oedd yn bwysig iawn.

C2 Pa mor bwysig ydyw i drigolion gael dweud eu dweud am sut rydym yn rheoli ein heiddo?
Dywedodd 85% pwysig iawn, roedd 11.3% yn niwtral a dywedodd 4.3% nad oedd yn bwysig iawn

C3 Faint o ddiddordeb fyddai gennych i roi eich barn i ni er mwyn ein helpu i wneud penderfyniadau?
Dywedodd 57.9% bod ganddynt lawer o ddiddordeb, roedd 24.1% yn niwtral a dywedodd 18% nad oedd ganddynt lawer o ddiddordeb.

C4 Faint o ddiddordeb fyddai gennych chi i gael gwybod mwy am waith ein Bwrdd?
Dywedodd 42% bod ganddynt lawer o ddiddordeb, roedd 25.3% yn niwtral a dywedodd 32.6% nad oedd ganddynt lawer o ddiddordeb.

Diolch i bawb a wnaeth ymateb.

Chwefror 2023 – Adolygiad ar ba mo fforddiadwy yw rhent

Trwy gydol y llynedd, gofynnwyd am adborth gan ein trigolion am y Model Fforddiadwyedd Rhent y mae Melin yn ei ddefnyddio i wrth osod rhent. Mae hyn yn seiliedig ar ‘Fodel Rhenti Byw’ Sefydliad Joseph Rowntree’ sy’n datgan na ddylai rhent fod yn uwch na 28% o incwm trigolion. Fe wnaeth un arolwg ddenu adborth gan dros 1,200 o drigolion ac fe wnaeth 93.9% ohonoch gytuno â’r dull hwn. Gwnaethom hefyd gynnal arolwg arall drwy neges destun yn ddiweddarach y flwyddyn ddiwethaf a ddenodd 526 o ymatebion. Roedd 87.2% o’r trigolion yn parhau i gefnogi’r dull hwn o ran y ffordd yr ydym yn gosod ein rhenti.

Fe wnaethom hefyd ymgynghori â thrigolion yn ddiweddar ynghylch pa wasanaethau y maent yn eu gwerthfawrogi fwyaf. Yn ôl y mwyafrif helaeth, y gwasanaeth oedd o’r pwys mwyaf i drigolion oedd atgyweiriadau. Yn ail i hyn oedd Cyngor gan Melin a gwasanaethau cymorth. Roeddem hefyd yn falch o dderbyn llawer o sylwadau cadarnhaol am lefel y gwasanaeth yr ydym yn ei ddarparu i gwsmeriaid.

Fe wnaethom hefyd sicrhau yn ystod ein hymgynghoriad bod ein Tîm Cyswllt Cwsmeriaid yn mynd ar drywydd unrhyw sylwadau gan drigolion oedd yn disgwyl ymateb. Rydym bob amser yn hapus i glywed adborth, boed hynny’n gadarnhaol neu negyddol, felly os ydych am rannu eich barn ar unrhyw adeg, cysylltwch â ni.

Sut mae'r rhent byw yn cael ei gyfrifo?

Rydym yn asesu'r incwm cyfartalog yn ôl y data a ddarperir gan y Swyddfa Ystadegau Gwladol. Mae hyn yn rhoi amcangyfrif i ni o enillwyr cyflog is yn yr ardaloedd lle mae gennym eiddo. Bydd hyn yn cael ei wneud bob blwyddyn i sicrhau bod ein ffigurau yn gywir a chyfredol. Mae Sefydliad Joseph Rowntree yn dweud nad yw costau tai yn fforddiadwy os ydynt dros draean o incwm yr aelwyd. Am y rheswm hwn, rydym yn mynd yn ôl 28% o incwm cyfartalog y sawl sy’n ennill cyflog is wrth gyfrifo ein rhenti.

Rydym wedi addasu'r rhenti ar gyfer gwahanol feintiau a mathau o eiddo drwy ystyried y teuluoedd lleiaf a fyddai'n meddiannu ein cartrefi.

Er enghraifft, mae'r rhan fwyaf o'n heiddo un ystafell wely yn cael eu meddiannu gan bobl sengl, felly mae'r Rhent Byw ar gyfer yr eiddo hwn yn seiliedig ar incwm unigolyn sydd yn gweithio.

Mae'r Rhenti Byw ar gyfer ein cartrefi mwy yn uwch gan y byddai mwy o aelodau o'r teulu yn tueddu i fyw ynddynt. Rydym wedi ystyried sut mae incwm a gwariant teulu yn newid wrth i faint tŷ newid.

Beth os ydw i'n hawlio Credyd Cynhwysol?

Os ydych yn derbyn Credyd Cynhwysol, bydd angen i chi hysbysu'r Adran Gwaith a Phensiynau drwy eich porth ar-lein ar ôl 6 Ebrill 2021 i ddweud wrthynt os yw eich rhent wedi cynyddu. Efallai y byddant yn parhau i dalu'r hen swm hyd nes i chi roi gwybod iddynt am y cynnydd. Mae'n bwysig eich bod yn dweud wrthynt nad oes gennych unrhyw wythnosau rhydd a'ch bod yn talu am bob wythnos o'r flwyddyn.

Beth os byddaf yn hawlio Budd-dal Tai?

Byddwn yn rhoi gwybod i'r Awdurdod Lleol am unrhyw gynnydd yn eich rhent ac ni fydd rhaid i chi wneud unrhyw beth.

Mai 2022 – Adolygu taliadau gwasanaeth

Mae Melin wedi mabwysiadu Model Rhenti Byw Joseph Rowntree, sy’n datgan na ddylai rhent unigolyn byth fod yn uwch na 28% o’r incwm net cyfartalog. Cytunodd dros 93% o’n trigolion mai dyma oedd y dull cywir o gyfrifo rhenti.

Fel rhan o'r ymgynghoriad hwn, dywedasom hefyd y byddem yn edrych ar sut y gallwn gadw taliadau am wasanaethau mor isel â phosibl. Mae Model Rhenti Byw Rowntree yn dweud na ddylai taliadau am wasanaethau fod yn fwy na 5% o’r incwm net cyfartalog. Roedd dros 88% o'n trigolion yn cytuno mai dyma'r dull cywir i'w gymryd.

Mae rhai o'n heiddo a'n cynlluniau yn elwa o wasanaethau a chyfleusterau ychwanegol. Mae'r rhain yn cynnwys offer arbenigol, addasiadau, ardaloedd cymunedol a gwasanaethau rheoli cynlluniau. Gall hyn ei gwneud yn anodd i Melin gadw taliadau gwasanaeth o dan 5% o'r incwm net ar gyfartaledd i drigolion yn yr eiddo dan sylw. Rhannwyd ein trigolion yn 50/50, gyda hanner yn cytuno â'r dull hwn a hanner yn anghytuno.

Yn olaf, gofynnom faint o drigolion mewn cynllun penodol dylai gytuno ar newid tal gwasanaeth neu gyflwyno un newydd. Dywedodd mwyafrif yr unigolion a ymatebodd, y dylai fod angen i o leiaf 80% o’r trigolion gytuno.

Beth ydym yn ei wneud ynglŷn â hyn

Mae'r ymgynghoriad hwn wedi arwain at nifer o newidiadau cadarnhaol, yn cynnwys:

• Rydym wedi llunio Polisi Tâl Gwasanaeth newydd sy'n nodi ein dull newydd. Mae ar gael i drigolion ar gais.

• Rydym wedi nodi'r eiddo a fydd yn cael eu cynnwys yn ein Model Fforddiadwyedd Tâl Gwasanaeth wrth ymrwymo i gadw ein holl daliadau gwasanaeth mor isel â phosibl. Mae tua 75% o holl eiddo Melin wedi'u cynnwys.

• Rydym bellach wedi ymrwymo i'r ffaith y byddwn fel arfer yn ceisio sicrhau bod o leiaf 80% o'r trigolion mewn cynllun yn cytuno i hyn, cyn cyflwyno gwasanaeth newydd neu newid un sy'n bodoli eisoes.

• Byddwn yn lleihau’r ffi rheoli sy’n berthnasol ar hyn o bryd i eiddo rhent, sef o 15% i 12.5% o fis Ebrill 2023.
• Byddwn yn parhau i gaffael a monitro ein holl Gontractau Gwasanaeth i sicrhau ein bod yn cael y gwerth gorau am arian i'n holl drigolion.

Ebrill 2022 – Adolygu Polisi Adennill Incwm

Drwy gynnal arolwg, aethom ati i holi ein trigolion am ein Polisi Adennill Incwm, ac o ganlyniad i’r adborth a gafwyd, rydym wedi:

• Canfod nad oedd pob un o’r trigolion yn ymwybodol o'r gwasanaethau yr ydym yn eu cynnig; er mwyn cywiro hyn rydym wedi newid ein llythyr cychwynnol a anfonir i adennill rhent (sef yr un sy’n cael ei anfon allan fwyaf) i gynnwys gwybodaeth am y gwasanaethau y mae ein Hymgynghorwyr Cyngor Ariannol yn eu cynnig.

• Gyda'n tîm marchnata, rydym wedi datblygu taflen wybodaeth costau byw ac wedi diweddaru'r wybodaeth ar ein gwefan.

• Rydym wedi siarad â'r holl ganolfannau gwaith lleol ac wedi trefnu sesiynau codi ymwybyddiaeth gyda nhw i hyrwyddo ein gwaith a'n cefnogaeth.