Canmoliaeth a chwynion

Rydym am wybod beth yr ydych yn meddwl am ein gwasanaethau ac rydym yn credu bod darparu gwasanaethau ardderchog i’n trigolion a’n cwsmeriaid yn hanfodol.

Rydym yn croesawu eich adborth, boed yn dda neu’n ddrwg, am y gwasanaethau yr ydym yn cynnig. Rydym am ddysgu gan ganmoliaeth a chwynion er mwyn gwella. Weithiau gall pethau fynd o le felly os ydych chi’n credu bod y gwasanaeth yr ydym ni wedi rhoi wedi bod yn wallus, gadewch i ni wybod fel y gallwn ni gywiro.

Fel arfer, byddwn yn edrych ar eich pryder dim ond os ydych chi’n dweud wrthym o fewn chwe mis o’r adeg pan fo’n codi. Serch hynny, waeth beth yw’r amgylchiadau, ni fyddwn yn ystyried unrhyw bryderon am faterion a ddigwyddodd dros flwyddyn yn ôl.

Ffyrdd o ddweud wrthym sut rydym yn gwneud

Mae nifer o ffyrdd i chi gwyno neu roi canmoliaeth i ni:

• Ar gyfer canmoliaeth, cwblhewch y ffurflen adborth ar ein tudalen cysylltu. Yn y gwymplen ar gyfer Rheswm dros gysylltu, dewiswch ‘Rhoi canmoliaeth i ni’.
• I gwyno, darllenwch isod am y ffyrdd gorau o roi gwybod i ni.
• Danfonwch e-bost at enquiries@melinhomes.co.uk.
• Siaradwch â ni trwy’r cyfryngau cymdeithasol – rydym ar Facebook a Twitter – chwiliwch am @MelinHomes.
• Ysgrifennwch atom ni trwy Adborth Cwsmeriaid, Tŷ’r Efail, Lower Mill Field, Pont-y-pŵl, Torfaen NP4 0XJ.
• Ffôn 01495 745910.

I helpu ni i ymdrin â chwyn

I helpu ni i ymdrin â’ch cwyn, rydym yn gofyn i chi roi cymaint o wybodaeth â phosibl i ni. Bydd yn ein helpu os gallwch chi ateb y cwestiynau canlynol yn ogystal â darparu unrhyw ddogfennau neu luniau all fod gyda chi. Os oes angen help arnoch chi i wneud cwyn neu roi canmoliaeth, cysylltwch â ni os gwelwch yn dda, rydym ni am i’n gwasanaethau fod yn hygyrch i bawb.

1. Enw’r adran neu wasanaeth yr ydych yn cwyno amdanynt.
2. Beth ydych chi’n credu gwnaethon nhw o le, neu beth fethon nhw â gwneud?
3. Disgrifiwch sut yr ydych chi wedi dioddef yn bersonol neu wedi cael eich effeithio.
4. Beth ydych chi’n credu dylai gael ei wneud i gywiro pethau?
5. Pryd ddaethoch chi'n ymwybodol o’r broblem yma gyntaf?
6. Ydych chi wedi mynegi’ch pryder i un o’n staff rheng flaen eisoes? Os felly, rhowch fanylion cryno sut a phryd y gwnaethoch chi hyn.

Os yw’n fwy na chwe mis ers i chi fod yn ymwybodol gyntaf o’r broblem hon, dywedwch pam nad ydych chi wedi cwyno cyn hyn.

Sut yr ydym ni’n ymdrin â chwynion

Byddwn yn ceisio datrys eich cwyn y tro cyntaf i chi gysylltu â ni. Serch hynny, os na allwn ni ddatrys unrhyw broblemau fel cais am wasanaethau, mae gyda ni broses ffurfiol ble fyddwn yn ymchwilio i’ch sylwadau.

Cam 1 – Ymchwiliad ffurfiol gan Reolwr Gwasanaeth

Mae cwynion Cam 1 yn cael eu danfon i’r rheolwr gwasanaeth er mwyn ymchwilio iddynt. Byddwch yn derbyn cydnabyddiaeth ymhen tri diwrnod gwaith a fydd yn rhoi manylion pwy sy’n ymchwilio i’ch cwyn. Dyma fydd yr aelod staff enwebedig a fydd yn ymateb i chi am eich sylwadau. Byddwn yn rhoi ateb ffurfiol o fewn 15 diwrnod gwaith o gydnabod eich cwyn.

Os ydych chi’n teimlo nad ydyn ni wedi datrys eich cwyn yn iawn, neu os nad ydych chi’n hapus gyda’r ateb, byddwn yn symud eich cwyn at gam 2. Bydd angen i chi roi rheswm penodol am yr adolygiad a bod yn eglur ynglŷn â pha ganlyniad yr ydych eisiau.

Cam 2 – Apêl Cwyn

Yng ngham 2, mae’r cwyn yn cael ei drosglwyddo i Gyfarwyddwr sy’n gyfrifol am y gwasanaeth a fydd yn penderfynu a ydyn ni wedi rhoi ateb priodol a chymesur. Byddwch yn derbyn cydnabyddiaeth ymhen tri diwrnod gwaith gyda manylion ynglŷn â phwy sy’n ymchwilio i’ch cwyn. Dyma fydd y person a fydd yn ymateb i chi ynglŷn â’ch sylwadau. Byddwn yn rhoi ateb ffurfiol o fewn 15 diwrnod gwaith o gydnabod eich cwyn.

Cwynion heb eu datrys

Os ydych chi’n teimlo had yw eich cwyn wedi ei ddatrys yn gywir ar ôl bod trwy ein proses gwynion fewnol gyfan, gallwch gyfeirio’ch cwyn at nifer o asiantaethau allanol a fydd yn dyfarnu ein penderfyniad mewn ffordd annibynnol.

Ar gyfer cwynion heb eu datrys mewn perthynas â thai, cysylltwch â:
Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
1 Ffordd yr Hen Gae
Pencoed CF35 5LJ

Ffôn: 0300 790 0203
Ffacs: (01656) 641199
Gwefan: www.ombudsman-wales.org.uk
E-bost: ask@ombudsman-wales.org.uk

Cymorth a Chyngor

Os oes angen cymorth neu gyngor arnoch chi i wneud cwyn, gallwch gysylltu â’ch cynghorydd lleol, Aelod Senedd Cymru (AS) neu Aelod Seneddol (AS).

Fel arall, gallwch gysylltu hefyd â Chyngor ar Bopeth neu Shelter Cymru.

Ar gyfer cwynion yn ymwneud â Chynlluniau Cefnogi Pobl, cysylltwch os gwelwch yn dda gyda’ch awdurdod lleol, a gofynnwch i gael siarad â’u tîm cefnogi pobl.

Efallai bydd yn berthnasol hefyd i chi siarad â thîm Safonau Masnach eich Awdurdod Lleol os ydyn ni wedi rhoi gwasanaeth sy’n gysylltiedig â’n gweithgareddau atodol.